Por. Fabiana Roche
Pasamos las horas envueltos en un caos laboral y personal que, en la mayoría de las situaciones, nos deja agotados al final del día. Incluso, me atrevería a decir que en esos minutos previos a quedarnos dormidos, mientras hacemos una retrospectiva de las últimas 24 horas, pensamos “estoy agotado pero pareciera que no pude completar o resolver nada verdaderamente importante…”
Recientemente, en un seminario de productividad, comentábamos sobre la gran diferencia entre los asuntos urgentes, importantes y relevantes.
URGENTES: son aquellas situaciones que surgen sin haber podido ser visualizadas con anticipación. Todos esos eventos que no podemos prevenir con una organización y revisión adecuada, y al momento de aparecer en nuestro radar, debemos atender en ese instante.
IMPORTANTES: son los asuntos o situaciones que tienen un peso mayor en nuestra vida, porque están asociados a niveles superiores en nuestro esquema de prioridades. No exigen premura al momento de su ejecución, sin embargo, representan una carga mental si los evadimos, por lo que tienden a acechar nuestra concentración si no les damos la debida atención.
RELEVANTES: se refiere a las situaciones o acciones que a pesar de no ser urgencias, traen soluciones al presente, que te permitirán ejecutar el resto de tus asuntos con calma y tranquilidad. Tienen su raíz y basamento en el hoy, en lo que es actual en tu mundo, en lo que puedes hacer en este preciso momento según el contexto en el que te estás desenvolviendo.
Para ejemplificar estas 3 categorías pensemos que acabamos de aterrizar en el destino de nuestras vacaciones familiares… Están todos frente a la correa del equipaje, comienzan a salir y poco a poco todos levantan su equipaje y salen felices rumbo a su hotel en el caribe. Pero tu equipaje no llega, de hecho cuando te acercas al mostrador de la aerolínea, te informan (¡como si ya no te has enterado!) que tu equipaje fue extraviado, y les tomará 48 horas en ubicarlo y hacértelo llegar a tu hotel.
¡Qué desastre! Tienes mil cosas dando vuelta en tu mente en este momento, pero así como un GPS debe recalibrar la vía cuando tomas la ruta equivocada, de esa misma forma debemos evaluar nuestro mundo.
Lo urgente es, sin duda alguna, que localicen a dónde enviaron tu equipaje para poder asignarle la ruta correcta. Lo más importante, por supuesto, es recuperar todas tus pertenencias. Y sin embargo, cuando analizamos ambas, nos damos cuenta que ninguna depende de ti en este momento, ninguna puedes ejecutarla aunque el peso que tienen es muy alto en tu esquema de prioridades.
Así que nos queda entender la tercera opción… y en el ejemplo lo más relevante que puedes hacer es ir a comprar ropa interior (y un traje de baño ) para poder disfrutar de las 48 horas que debes esperar.
Pareciera sencillo poder a identificar estas diferencias en las situaciones que se nos presentan en el día a día, sin embargo requieren de práctica y del apoyo de un sistema que nos permita tener un inventario completo de nuestros asuntos, y nos ofrezca la flexibilidad de «recalibrar» las opciones y encontrar en nuestro GPS una nueva ruta, más libre, menos congestionada y que nos acerque a la meta.
En muchas situaciones, la dificultad es auto-impuesta, ya que para evitar enfrentarnos a las cosas realmente relevantes, nos escondemos detrás de lo importante, como si esa actitud nos presentará ante los demás como personas ocupadas o líderes, cuando en el fondo solo nos ven como cuellos de botella o bloqueos que entorpecen que las cosas realmente sucedan.