Desconcertado por la Productividad?

¿Desconcertado por la Productividad?     No estás solo…

By Wendy Helfenbaum

A medida que los debates sobre el regreso a la oficina continúan haciendo estragos dentro de muchas organizaciones, a los ejecutivos les preocupa si los miembros de equipo remotos, híbridos e incluso in situ son lo suficientemente productivos. Sin embargo, cuantificar esto puede ser complicado, ya que la mayoría de las personas ahora colaboran a través de una red que está más distribuida que nunca.

La reciente encuesta de Atlassian a los ejecutivos de Fortune 500 y Fortune 1000 citó la baja productividad como el principal desafío organizativo de los líderes para 2024.

Pero lo que la investigación también indicó es que los líderes no saben cómo medir la productividad de manera efectiva o no confían en las métricas que han elegido. Casi la mitad de los encuestados evalúan la productividad mediante el seguimiento de la asistencia a la oficina, pero sólo uno de cada tres cree que su política de regreso a la oficina ha tenido algún impacto en el rendimiento de los empleados.

El término «productividad», en sí mismo, es tan nebuloso que no es de extrañar que las organizaciones se estén rascando la cabeza, dijo David Allen, autor y creador del sistema de gestión de la vida laboral Getting Things Done, y una autoridad líder en los campos de la productividad organizacional y personal.

«La productividad sigue siendo principalmente una evaluación subjetiva, a menos que sea realmente una medida rigurosa de salidas frente a insumos, como los costos laborales frente a las ganancias, que no es una mala métrica, pero es raro que alguien haga un seguimiento» serio y continuo, dijo Allen. «La evaluación personal de la productividad de la mayoría de las personas es lo bien o no que se sienten sobre lo que se está haciendo en su ecosistema».

Piensa más allá de los puntos de datos.

La medición efectiva de la productividad depende de dos factores: el tipo de trabajo y el tamaño de una organización, dijo Brad Smith, director científico de meQuilibrium, que lleva a cabo estudios de productividad y bienestar de la fuerza laboral para organizaciones de diversas industrias.

«Si estás en una ocupación de primera línea y tienes que estar presente para hacer tu trabajo, es bastante obvio si no eres productivo: el widget no se hace, los pacientes no reciben atención, los pisos no están pulidos o las llamadas de servicio al cliente no son respondidas, pero para los trabajadores de escritorio o del conocimiento, es un desafío mucho más importante, porque puede no ser tan obvio», dijo Smith.

«El tamaño de la empresa también es un factor: en las pequeñas empresas, lo que haces o no haces es muy visible, y es obvio quién está produciendo y quién no. Pero un Director General Senior de una gran aseguradora de salud me dijo una vez: «Probablemente podrías esconderte aquí durante unos cinco años antes de que alguien se diera cuenta de que no estás siendo tan productivo como podrías ser».

A pesar del intenso enfoque en la producción de los empleados, no hay muchos datos actuales sobre los factores que aumentan o disminuyen la productividad de esos empleados. Para comprender mejor lo que impulsa y disminuye la productividad, meQuilibrium llevó a cabo un estudio pidiendo a los encuestados que identificaran lo que contribuye positiva o negativamente a su propio sentido de productividad. Según los resultados, tener cierto control sobre cómo y cuándo se hace el trabajo, junto con compañeros de trabajo y gerentes de apoyo, son impulsores clave de la productividad y el rendimiento.

«El deterioro de la productividad relacionado con el estrés ha aumentado», dijo Smith, «pero también vimos que esos niveles son estables entre las personas que son híbridas, remotas e in situ. Eso me dice que no es un problema de regreso a la oficina; es un problema de panorama general».

Motiva a tu equipo.

Los trabajadores de hoy en día están navegando por un mundo diferente: económica, social y políticamente, dijo Smith. Dijo que la investigación mostró un aumento de la incivilidad (descortesía, desconsideración, insolencia), «con la gente regresando y no recordando cómo comportarse», dijo.

Esto indica que los líderes aún pueden reforzar los resultados de su organización promoviendo buenos hábitos de trabajo.

Allen dijo que hacer un seguimiento de los resultados de proyectos que son relevantes para los trabajos y las áreas de responsabilidad de los empleados, y actualizar constantemente el estado de esos resultados, ayuda a cuantificar la eficacia de los empleados.

«La productividad debe definirse por el pensamiento ene función de ‘resultados esperados y próximas acciones’: ‘¿Qué estamos tratando de lograr?’ Y «¿Qué es lo siguiente que pasa para mover esa aguja, y quién está haciendo eso?» Tener uno sin el otro es ineficaz», dijo.

Es esa base la que ha llevado a Allen a desarrollar los cinco pasos de su flujo de trabajo de Getting Things Done:

  1. Capturar todo lo que tenga tu atención.
  2. Clarificar lo que es procesable.
  3. Organizar recordatorios.
  4. Reflexionar sobre tus sistemas para recuperar el control y la concentración.
  5. Involucrarte para que puedas tomar decisiones seguras.

Sugiere acercarse a cada paso haciendo preguntas para formular un plan:

«¿Qué no está en control automático (captura)? ¿Qué hay que hacer al respecto (clarificar)? ¿Qué necesitamos para hacer un seguimiento de eso (organizar)? ¿Quién y con qué frecuencia se debe evaluar (reflexionar) su status? ¿Cuál es la próxima acción en cualquier parte móvil de esto (ejecutar)?.

Dijo que seguir estos pasos puede ayudar a los líderes a promover una mentalidad de productividad y evaluar cómo van los proyectos.

Haz tiempo para lo que es importante.

Smith dijo que un stand-up diario o semanal, durante el cual el equipo comparte en lo que está trabajando y avanza hasta su finalización, puede ser una gran manera para que los gerentes vean las ganancias de productividad, así como los obstáculos.

«También motiva a los empleados a moverse: ves a tus compañeros haciendo cosas y quieres tener progreso para informar frente a tu equipo. A menudo se usa en tecnología, pero es efectivo en una amplia variedad de roles», dijo.

Los gerentes también deben tener en cuenta el compromiso de tiempo requerido por esas reuniones, así que evite atascar a la gente con demasiadas reuniones. Según el estudio de Atlassian, las personas que sienten que pasan «demasiado tiempo» en reuniones (definidas como dos horas o más al día) tienen más del doble de probabilidades de informar que no tienen suficiente tiempo para concentrarse en su trabajo.

Los trabajadores que establecen sus propias prioridades, hacen un seguimiento de su progreso y realizan proyectos tienden a ser más productivos. El objetivo es crear un equilibrio de espacio para el trabajo colaborativo y enfocado, dijo Smith.

«En meQuilibrium, hemos creado dos tardes a la semana en las que no hay reuniones permanentes; eso libera el 20 % de la semana y permite a los trabajadores asignar tiempo en su mente para hacer las tareas que necesitan concentración», dijo.

Las personas más productivas también utilizan estrategias de gestión del tiempo, como establecer temporizadores de enfoque o bloqueo de tiempo para trabajar en tareas específicas.

«El bloqueo de tiempo funciona si funciona para ti», dijo Allen. «Es especialmente positivo si tienes una próxima fecha límite y necesitas proteger el tiempo para hacer lo que tienes que hacer».

Cuando los trabajadores pueden estructurar sus horarios en torno a un trabajo importante, pierden menos tiempo y progresan más rápido. La investigación de Atlassian también mostró que cuando los empleados hacen un seguimiento diario de su progreso, informaron un 16 % más de claridad de los objetivos, un aumento del 30 % en la sostenibilidad de la carga de trabajo y un 31 % más de avances en el cumplimiento de las principales prioridades.

Cultivar una cultura de equilibrio, confianza y autonomía.

En Diciembre, el Indice de Fuerza Laboral de Slack, basado en las respuestas de 10.000 trabajadores de escritorio en los EE. UU., Australia, Francia, Alemania, Japón y el Reino Unido, señaló que otro desafío al tratar de medir la producción de los empleados es que la productividad no es lineal: ocurre en trozos a lo largo de un día laboral típico.

El estudio también reveló una sorprendente conexión entre las personas que continúan trabajando fuera del horario laboral y disminuyeron la productividad, el bienestar y la satisfacción laboral.

Los empleados que cierran sesión al final de la jornada laboral registran puntuaciones de productividad un 20 % más altas que aquellos que se sienten obligados a trabajar fuera del horario laboral. Sin embargo, el 54 % de los encuestados informaron que sentían presión para seguir trabajando fuera de horario, y la mitad dijo que rara vez o nunca se toman descansos durante su jornada laboral.

Dar a los empleados algo de control sobre dónde y cuándo trabajan puede ser de gran utilidad. La autonomía y la confianza son increíblemente empoderadoras para las personas, dijo Smith. «Cuando la gente siente que confías en ellos, eso ayuda a crear una relación de trabajo positiva. Eso crea el compromiso en el trabajo, una cultura positiva y lun aumento en la productividad de las personas».

El informe meQuilibrium encontró que el efecto protector más poderoso para la productividad y la intención de rotación es también la herramienta más efectiva que los líderes pueden usar para proteger contra otros resultados negativos: priorizar el bienestar.

«Cuando vimos el impacto de que un gerente fuera percibido como «intencional» sobre el cuidado del bienestar del equipo, la incivilidad era mucho menos probable y el deterioro de la productividad auto-informado es un 14 % menor», dijo Smith.

Si bien no es una forma de medir la productividad, hacer que los empleados se sientan como parte de un equipo dirigido por un líder sensible es una palanca poderosa que puede ayudar a aumentar la productividad y reducir otros impactos negativos.

«Hemos realizado seis estudios sobre el bienestar de la fuerza laboral en los últimos tres años y medio, y cada resultado que hemos visto, ya sea relacionado a una cosa positiva que quieres impulsar o una cosa negativa de la que quieres proteger, como el riesgo de rotación o el agotamiento, mostraron que la influencia positiva más poderosa en la vida laboral y la experiencia de un empleado es tener un gerente que se preocupa por ellos», dijo Smith.

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